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商务部国际商务官员研修学院

Academy for International Business Officials (AIBO), MOFCOM

援外培训管理
规章制度
商务部培训中心对外援助培训项目实施日志管理试行办法
发布时间:2021-01-15 03:48 来源:

第一章 总则

第一条 为进一步加强对外援助培训项目(以下简称培训项目)实施过程的管理,督促各承办单位及项目管理人员按审定方案依规实施培训项目,强化培训项目执行情况的可追溯性,根据商务部《对外援助培训项目管理规定》,特制定本办法。

第二条 本办法适用于使用中华人民共和国对外援助资金实施并由商务部负责实施管理的各类人力资源开发合作项目。

第三条 实施日志是以文字、图片、视频等形式对培训项目实施过程的详细记录,也是监督检查实施情况的重要依据。各培训项目承办单位是记录实施日志的责任单位。实施日志应以培训项目为单位进行记录和编制。编就的实施日志由承办单位按要求妥善保管,随时接受上级主管部门检查。

第四条 商务部培训中心(以下简称培训中心)对实施日志的记录情况进行监督管理。

第二章 实施日志的基本要求

第五条 实施日志记录应认真负责、真实客观、全面详细、思路清晰、描述清楚。

第六条 实施日志记录时间是从项目管理小组成立之日起至项目结算完毕之日止,按时间顺序记录。

第七条 实施日志分为正文和附件两部分,均须力争在当天完成,附件中无法当天完成的部分内容须尽早补充,最晚须在项目结束后2个月内全面完成。

第八条 实施日志正文部分为每天工作内容和项目活动开展情况的详细记录;对应的附件部分为证明正文记录内容的电子文档,包括现场照片或视频、票据照片、文件照片、文字材料电子版等。

第九条 各类活动应记录的内容参考但不局限于模板(见附件1)所列。基本活动包括开班前准备工作、接送机情况、住宿情况、用餐情况、开班仪式/结业典礼、课堂讲座、讨论互动、参观考察、游览活动、城际间交通、评估、自由活动、结业后续工作、日程变更、其他工作等,记录人应根据培训项目的实际活动内容选择相应模板按要求记录实施日志。

第十条 开班前准备工作和结业后续工作的实施日志采用大事记的形式记录,办班过程中的各类活动按活动为单位记录,内容简单的活动可按半天为单位记录。

第十一条 实施日志除须在正文中详细记录外,还须附现场照片或视频、票据照片、文字文档或文件照片等电子文档作为附证,照片或视频的内容应能充分体现活动现场的各个重要环节。后附证据范围应按照实施日志附件清单(见附件2)整理,附件清单中的文件可根据实际情况增减。

(一)现场照片或视频是指记录活动现场的环境、人物等进行真实客观记录的照片或视频,包括现场全景和细节。

(二)票据照片是指承办单位在项目实施过程中购买商品、服务或其他事项收取的业务凭证原件照片或扫描件。

(三)文件照片是指承办单位在项目实施过程中上级单位下发、单位内部制定、下级单位上报的公文原件照片或扫描件。

(四)文字文档是指承办单位在项目实施过程中形成的各种文字材料的电子版。

第十二条 所有附件文件均以电子文件方式储存,并以活动为单位整理存入相应文件夹,并将文件夹链接至日志正文电子版“光盘/U盘文件夹”。文件夹按以下格式命名:“XXXX(年)XX(月)XX(日)下午-活动名称”命名。各项活动的附件文件夹集中存放于命名为“XX项目日志附件”的文件夹内,连同“XX项目日志正文”文件夹一并刻录至光盘或U盘,并在光盘或U盘上标明“XX项目实施日志”。 各文件夹逻辑关系如下:

光盘/U-项目日志正文

        -项目日志附件-20190101上午-活动名称

                             -20190101下午-活动名称一

                             -20190101下午-活动名称二

第三章 实施日志记录的内容

第十三条 开班前准备工作。记录内容包括但不限于管理小组成立,项目简介制定与报送,实施方案设计、报送和批复,物资、人员等软硬件设施准备,住宿、餐饮和交通安排等相关工作;后附证据包括但不限于管理小组成员名单、项目简介、实施方案及批复、物资准备表、学员住宿安排表、项目住宿餐饮交通安排预订单等。

第十四条 接送机。记录内容中学员情况应如实描述学员身体情况和行李情况等;后附证据包括但不限于交通费票据、机场贵宾室票据、接机表、送机表。

第十五条 住宿情况/考察地住宿情况。住宿情况应在学员抵达当天记录,考察地住宿情况应在抵达考察地当天记录;后附证据包括但不限于酒店发票、学员住宿安排表等;现场照片应记录房间和卫生间全景。

第十六条 用餐情况。用餐情况应记录用餐形式和用餐地点。

第十七条 开班仪式/结业典礼。开班仪式后附证据包括但不限于开班仪式议程、学员名单等,结业典礼后附证据包括但不限于结业典礼议程、学员证书样例复印件等;现场照片应记录现场全景、背景板全景、出席嘉宾,出席嘉宾照片中的桌签须可清晰辨认所写文字。

第十八条 课堂讲座。后附证据包括但不限于授课教师课酬签收单、翻译人员翻译费签收单和学员教学质量评估表等;现场照片应记录现场全景、授课教师,授课教师照片中的桌签须可清晰辨认所写文字。

第十九条 参观考察。后附证据包括但不限于交通费票据等;现场照片应记录现场全景、考察单位名称、考察单位接待人员、学员集体照。

第二十条 游览活动。后附证据包括但不限于景点门票、交通费票据等;现场照片应记录现场全景、景点标志物、学员集体照。

第二十一条 城际间交通。记录内容中交通工具应如实记录出发地和考察地市内交通工具、城际间交通工具,城际间交通工具应注明列车车次或飞机航班号;后附证据包括但不限于市内交通费票据、城际间交通费票据、机场贵宾室票据等。

第二十二条 评估。后附证据应包括学员评估表复印件和学员反馈意见。

第二十三条 自由活动。活动情况应记录学员大致活动范围、内容和返回时间。

第二十四条 结业后相关工作。记录内容包括但不限于项目总结、项目结算相关工作等。后附证据包括但不限于项目总结、项目财务结算材料等。

第二十五条 变更。实际实施日程与报批实施方案不符时应记录变更情况,如变更情况已经报批,须后附往来文件。

第二十六条 其他工作。记录内容为上述活动类型未涉及的其他工作,尤其是有特点的工作,包括但不限于各项活动开始前的准备工作,零用费、中转费、误餐费、小礼品发放,购买保险,突发事件等;后附证据包括但不限于零用费、中转费、误餐费签收单,小礼品发放记录,保险发票和清单等。

第四章 实施日志的保存

第二十七条 实施日志正文应按照时间顺序排列并在首页加盖单位公章,后附证据应以光盘或U盘形式保存。

第二十八条 整理好的实施日志应存放在项目档案中,存档内容须包括纸质材料(正文)和光盘或U盘(正文及附件内容)。

第五章 附则

第二十九条 本办法自201911日起实行。

   第三十条 本办法由商务部培训中心负责解释。