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商务部国际商务官员研修学院

Academy for International Business Officials (AIBO), MOFCOM

援外培训管理
规章制度
商务部培训中心对外援助培训项目文件归档管理试行办法
发布时间:2021-01-15 03:57 来源:

为全面完整记录对外援助培训项目(以下简称培训项目)的执行情况,促进实施质量,扩大培训效果,强化档案管理,确保培训项目实施情况的追溯可查,根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《归档文件整理规则》及商务部《对外援助培训项目管理规定》等有关规定,制定本办法。

第一章 总则

第一条 本办法所称的培训项目是指使用中华人民共和国对外援助资金实施并由商务部负责实施管理的各类人力资源开发合作项目。

第二条 各项目承办单位是培训项目文件归档和保存管理的责任单位,商务部是培训项目归档文件的所有权单位。

第三条 各承办单位须及时收集工作中形成的、具有保存价值的培训项目资料,项目结束后立即清点,确保本办法规定的各种资料齐全,以项目为单位进行归档立卷并妥善管理。

第四条 与实施培训项目有关的规章制度、机构设置及人员配置等相关资料应专门汇集成卷备查。

第五条 商务部培训中心(以下简称培训中心)对培训项目文件档案工作进行监督管理。

第二章 归档文件范围

第六条 归档文件范围

在培训项目执行全过程中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种文件材料均应整理归档。

培训项目归档文件应按照但不局限于本办法附件规定的内容范围进行形成、汇集、筛选、归档。按项目性质分为来华培训项目归档文件范围(见附件1)、学历学位项目归档文件范围(见附件2)、境外培训项目归档文件范围(见附件3)。

第七条 以下文件材料不需归档

(一)无查考利用价值的一般性业务联系、事务性、临时性文件。

(二)未经会议讨论或领导未签发的文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿,铅印文件的各次校对稿。

第八条 经鉴定后不需归档的项目文件材料可以销毁。

第三章 归档文件的整理

第九条 归档文件的整理原则

文件材料归档立卷应以项目为单位,遵循文件材料自然形成的规律和特点,保持文件之间的历史联系,客观真实完整反映出培训项目的历史面貌。按规定归档保存,便于查找和利用。

第十条 归档文件的质量要求

归档文件材料必须齐全完整。已破损的文件应予以修整,字迹模糊或者易退变文件应予复制,传真文件归复制件,短小便签应粘贴在与文件同样大的纸上。

第十一条 归档文件的整理步骤

归档文件的整理应以项目为单位进行形成、汇集、清点、筛选、排序、装订、编目及装盒。

(一)形成

在培训项目执行全过程中随时收集保存文件资料,尤其是本办法附件所列内容,每个重要环节均应形成相应的文字资料或影像资料。

(二)汇集

在项目实施过程中将所有相关文件汇集保存。

(三)清点

在项目结束后,对照附件要求以件为单位进行清点、甄别、筛选、分类。文件正本(包括附件)(在前)与定稿(如有,在后)为一件;原件(在前)与复印件(如有,在后)为一件;转发件(在前)与被转发件(在后)为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;复文(在前)与来文(在后)独立成件;中文本(在前)与外文本(在后)为一件;简报、周报等一期为一件。

(四)筛选

按照本办法第二章要求,筛选出应归档的相关文件材料。

(五)排序

根据文件之间的有机联系,按照事由,结合文件形成时间的先后顺序、重要程度等进行排列。

(六)装订

归档文件以件为单位,使用信封角和不锈钢订书钉进行装订。

(七)编目

以“件”为单位按时间顺序排列填写“归档文件目录”(见附件4

1.序号:归档文件的顺序编号。

2.题名:文件标题。无标题或标题不规范的文件,应按事由自拟标题,外文本应注明中文标题。

3.文号:文件的字号。例:商培联传[2017] 1

4.日期:文件形成日期。例:20170101

5.页数:按该件有字(图、表)的页面计算,用阿拉伯数字录入。

6.责任者:制发文件的组织或个人,一般以文件署名或落款为准。

7.归档文件目录须用A4复印纸打印。

8.归档文件目录应统一印制“归档文件目录”封面,按保管期限分别装订成册,并填写有关项目(见附件5)。

(八)装盒

归档文件按封面、归档文件目录、归档文件、盒内备考表(见附件6)的顺序装入档案盒并填写盒脊(见附件7)。

1.归档文件按照编目的顺序装入档案盒。

2.盒内备考表:用钢笔或碳素笔按格式要求逐项填写,字迹工整。

    (1)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2)整理人:负责归档文件整理的人员签名。

3)审核人:负责归档文件审核的人员签名。

第十二条 完成归档工作的时间要求

各承办单位在项目结束2个月内完成本项目档案的归档工作,每年331日前完成上一年度所有已完成培训项目资料的归档工作。

第四章 档案的保存

第十三条 项目档案盒按照完成时间顺序排列,存放在文件柜或档案架中。

第十四条 档案库房应该坚固,并力求逐步做到有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施,定期检查档案保管状况。

第十五条  保管期限暂定30年。

第五章 附则

第十六条 本办法自201911日起实行。

   第十七条 本办法由商务部培训中心负责解释。